Tableau croisé dynamique dans LibreOffice : le créer en 6 étapes

Vous avez une longue liste dans un tableur, disons plusieurs centaines de lignes, et vous voulez savoir combien d’enregistrements tombent dans telle ou telle catégorie. Recopier les valeurs à la main et lancer des comptages un par un fonctionne, mais c’est long et une seule erreur de sélection fausse tout le résultat. Dans LibreOffice Calc (souvent écrit « Libre Office »), la fonction qui fait ce travail à votre place existe bel et bien, mais elle ne s’appelle pas comme dans Excel : ici, un tableau croisé dynamique se nomme table dynamique. C’est la seule vraie difficulté, et elle explique pourquoi tant de gens cherchent le menu au mauvais endroit.

Dans ce tutoriel, on part d’un fichier de suivi de plans d’eau : 370 lignes, trois colonnes seulement, et l’objectif de croiser deux critères pour obtenir un tableau de comptage propre, filtrable et réutilisable. À la fin, vous saurez construire ce tableau en six étapes, le filtrer par catégorie et le mettre à jour quand vos données bougent.

Étape 1 : repérer ce qui ira en lignes et ce qui ira en colonnes

Le fichier de départ tient en trois colonnes, et c’est volontaire : plus la source est simple, plus la table dynamique est lisible. On y trouve le type de plan d’eau (étang, lac ou barrage), son état écologique (très bon, bon, moyen, médiocre ou mauvais) et son état chimique (bon, ou bien « non atteinte du bon état »). Chaque ligne correspond à un plan d’eau, et il y en a 370.

Première observation, et elle commande tout le reste : ces trois colonnes contiennent du texte, pas des nombres. Impossible donc d’en faire une moyenne ou une somme. Que reste-t-il ? Le dénombrement. Combien de plans d’eau ont un état chimique correct ? Combien cumulent un bon état écologique et un bon état chimique ? Ce comptage conditionné par deux critères à la fois, c’est exactement le terrain de jeu d’un tableau croisé.

Prenez trente secondes pour dessiner mentalement le tableau que vous voulez obtenir. Ici, on veut l’état écologique en colonnes (une colonne par niveau de qualité) et l’état chimique en lignes (deux lignes seulement). Le type de plan d’eau, lui, ne servira pas à croiser : il servira à filtrer, pour pouvoir consulter le tableau des seuls étangs, puis celui des seuls barrages. Cette répartition faite d’avance, la suite n’est plus que du glisser-déposer.

Étape 2 : ouvrir l’assistant depuis le menu Données

C’est ici que beaucoup d’utilisateurs perdent dix minutes, parce qu’ils cherchent l’entrée dans le menu Insertion, par réflexe. Dans Calc, elle se trouve ailleurs.

1. Cliquez sur une cellule quelconque à l’intérieur de vos données. Pas besoin de sélectionner la plage entière, le logiciel la détecte tout seul.
2. Déroulez le menu Données.
3. Pointez la ligne Table dynamique, puis cliquez sur Insérer ou éditer… dans le sous-menu.
4. Une petite fenêtre demande la source. La sélection active est déjà proposée : validez par OK.

Notez au passage les deux autres commandes du sous-menu, Actualiser et Supprimer : elles vous serviront plus tard, quand le tableau existera. Si vous voulez voir la manipulation se dérouler à vitesse réelle avant de la refaire chez vous, la démonstration en vidéo ci-dessous couvre l’ensemble du parcours.

Étape 3 : répartir les champs dans la fenêtre de mise en page

La fenêtre Mise en page de la table dynamique s’ouvre. Elle paraît austère, mais elle se résume à cinq zones. À droite, la liste Champs disponibles reprend les en-têtes de vos colonnes : Type, État écologique, État chimique. À gauche et au centre, quatre bacs vides attendent que vous y déposiez ces champs : Filtres, Champs de colonne, Champs de ligne et Champs de données.

Reprenez le plan de l’étape 1 et faites glisser :

• État écologique vers Champs de colonne ;
• État chimique vers Champs de ligne ;
• Type vers Filtres.

Ce troisième dépôt est celui qu’on oublie le plus souvent, et c’est dommage : c’est lui qui fera apparaître, au-dessus du tableau final, une liste déroulante permettant de basculer d’un coup de souris entre « tous les plans d’eau », « seulement les étangs », « seulement les lacs » ou « seulement les barrages ». Un même tableau, quatre lectures.

Étape 4 : passer de « Somme » à « Nombre » pour dénombrer

Il manque encore l’essentiel : dire à Calc quoi calculer à l’intersection des lignes et des colonnes. Faites glisser un champ, n’importe lequel, dans la zone Champs de données. Ici on y remet État écologique, mais le choix importe peu : puisqu’on veut compter des lignes, tout champ rempli fera l’affaire.

Par défaut, le logiciel propose la somme. Or additionner « mauvais » et « bon » ne veut évidemment rien dire, et le tableau afficherait des zéros ou des messages d’erreur. Il faut donc changer la fonction :

1. Double-cliquez sur le champ que vous venez de déposer dans Champs de données.
2. La boîte Champ de données s’ouvre avec la liste des fonctions : Somme, Nombre, Moyenne, Médiane, Max, Min, Produit, et « Nombre (uniquement les nombres) ».
3. Sélectionnez Nombre, puis validez par OK.

Le champ affiche alors « Compter – État écologique ». C’est le même esprit qu’un comptage conditionnel écrit à la main avec une formule, sauf qu’ici une seule case remplace des dizaines de formules. Attention à ne pas confondre Nombre et Nombre (uniquement les nombres) : la seconde ignore le texte et vous renverrait un tableau vide sur des données qualitatives.

Étape 5 : régler les options et la destination du tableau

Toujours dans la fenêtre de mise en page, deux sections repliées attendent en bas : Options et Source et destination. Déployez-les.

Côté Options, trois cases méritent votre attention. Total – colonnes et Total – lignes ajoutent les totaux en marge du tableau : gardez-les, ce sont eux qui vous permettront de vérifier que rien ne s’est perdu en route. Ajouter un filtre place le bouton de filtrage au-dessus du tableau. Les autres réglages (ignorer les lignes vides, afficher les boutons développer/réduire, identifier les catégories) restent facultatifs pour un premier tableau.

Côté Source et destination, vérifiez que la plage détectée correspond bien à vos données, en-têtes compris. Puis, dans Destination, choisissez Nouvelle feuille. C’est le réglage le plus sûr : votre table dynamique naîtra dans un onglet à part, sans risque d’écraser une cellule occupée de la feuille en cours.

Reste un détail que Calc ajoute de lui-même et qui surprend tout le monde : un champ nommé Données apparaît dans la zone Champs de colonne. Il n’apporte rien tant que vous n’avez qu’une seule mesure, et il ajoute une ligne d’en-tête inutile. Pour le retirer, cliquez dessus puis appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Ensuite seulement, validez la fenêtre par OK.

Étape 6 : lire le tableau obtenu et le filtrer à la volée

Le tableau apparaît dans un nouvel onglet. En haut, le filtre « Type » réglé sur « – tout – ». En dessous, les états écologiques en colonnes, les états chimiques en lignes, et à chaque intersection un effectif.

La lecture est immédiate : 99 plans d’eau cumulent un bon état écologique et un bon état chimique, tandis que 10 seulement atteignent le niveau « très bon » sur le plan écologique. La colonne « Total Résultat » donne 351 plans d’eau en bon état chimique contre 19 qui n’atteignent pas le bon état, et le total général affiche 370, soit exactement le nombre de lignes de la source. Ce contrôle vaut tous les tests : si le total général ne correspond pas au nombre de lignes de départ, c’est que la plage source était mal définie.

Deux réflexes pour exploiter le tableau ensuite. Le premier : la liste déroulante du filtre en haut, pour n’afficher que les étangs, que les lacs ou que les barrages, sans jamais retoucher la structure. Le second : les petites flèches placées sur les en-têtes « État écologique » et « État chimique », qui permettent de décocher les catégories dont vous ne voulez pas et de ne garder, par exemple, que les colonnes « bon » et « très bon ».

Un détail de présentation à connaître : la table dynamique classe les catégories par ordre alphabétique (bon, mauvais, médiocre, moyen, très bon) et non selon l’échelle logique de qualité. C’est normal, le logiciel ignore que « très bon » vaut mieux que « moyen ». Si l’ordre compte pour votre lecteur, il faudra réorganiser les colonnes après coup.

Erreurs fréquentes et astuces à connaître

Modifier le tableau sans tout recommencer. Une catégorie mal placée, un filtre oublié ? Inutile de repartir de zéro. Faites un clic droit à l’intérieur du tableau puis choisissez Propriétés : la fenêtre de mise en page se rouvre exactement là où vous l’aviez laissée, et vous pouvez déplacer les champs à volonté.

Le champ « Données » qui revient. En rouvrant les propriétés, vous constaterez que le fameux champ « Données » s’est réinvité dans la zone des colonnes. Ce n’est pas grave et vous pouvez le laisser. La seule chose à éviter, c’est qu’il se retrouve en première position, où il parasite l’en-tête du tableau.

Les chiffres qui ne bougent pas. C’est le piège classique. Une table dynamique n’est pas une formule : elle ne se recalcule pas toute seule quand vous corrigez une ligne de la source. Après chaque modification des données, revenez dans le tableau, faites un clic droit et cliquez sur Actualiser (la même commande existe dans Données > Table dynamique). Sans ce geste, vous travaillez sur des chiffres périmés sans le savoir.

Vérifier avant de diffuser. Avant d’envoyer votre tableau, comparez toujours le total général au nombre de lignes de votre source. Un écart signale une plage tronquée, des lignes vides au milieu des données, ou un en-tête pris pour une donnée.

Questions fréquentes

Pourquoi ne trouve-t-on pas « tableau croisé dynamique » dans les menus de LibreOffice ?

Parce que le logiciel emploie une autre appellation. Ce qu’Excel nomme tableau croisé dynamique s’appelle table dynamique dans Calc, et la commande vit dans le menu Données. Le principe et le résultat sont les mêmes, seul le vocabulaire change. Si vous débutez sur le sujet, notre article sur le tableau croisé dynamique pour les nuls pose les bases côté Excel.

Peut-on faire une somme ou une moyenne plutôt qu’un comptage ?

Oui, à condition que le champ déposé en zone de données contienne des nombres. La boîte Champ de données propose Somme, Moyenne, Médiane, Max, Min et Produit en plus de Nombre. Dans l’exemple traité ici, les trois colonnes sont du texte : seul le comptage est possible.

Que se passe-t-il si j’ajoute des lignes à ma source ?

Les nouvelles lignes ne sont pas prises en compte automatiquement. Il faut actualiser la table, et si les lignes ajoutées se trouvent en dehors de la plage enregistrée, rouvrir les propriétés pour étendre la sélection dans la section Source et destination.

Comment partager le tableau avec quelqu’un qui n’a pas LibreOffice ?

Le plus simple est d’enregistrer le classeur au format .xlsx via Fichier > Enregistrer sous, ce que Calc sait faire nativement. De là, vous pouvez le convertir en image avec notre outil Excel en JPG, ou en extraire les données avec Excel en JSON si un développeur doit les récupérer. Pour un document texte au format LibreOffice, l’outil ODT en PDF reste la voie la plus directe.

Six étapes, une fenêtre unique, et une liste de 370 lignes se replie en un tableau de six cases lisible d’un coup d’œil. L’essentiel tient en trois réflexes : décider avant d’ouvrir l’assistant ce qui ira en lignes et en colonnes, choisir la fonction Nombre dès qu’on manipule du texte, et actualiser après chaque retouche de la source. Le reste n’est que du glisser-déposer, et vous pourrez ensuite rejouer la même recette sur n’importe quel jeu de données catégorielles, du suivi de stock au dépouillement d’un questionnaire.