Ce guide explique comment générer un rapport interactif à partir d’un fichier Word.
Il décrit la création de modèles, les placeholders et l’intégration avec des outils courants pour l’entreprise.
A retenir :
- Modèle Word structuré avec placeholders cohérents et nommage stable
- Subformulaires en boucle pour tables répétitives et numérotation automatique
- Images et fichiers gérés par placeholders {%dataname} sans redimensionnement
- Paramètres d’email personnalisables, nommage de fichier et qualité image
Créer le modèle Word et gérer les placeholders pour rapports
Après les points clés, la première étape consiste à définir un modèle Word clair et répétable.
Choisir des placeholders cohérents facilite la cartographie des widgets vers le rapport final.
Placeholders essentiels Word :
- Widget-Text utilisant le placeholder {dataname} pour contenu textuel
- Widget-Fichier et Photo utilisant {%dataname} pour inclure images
- Sous-formulaire défini par boucle {#subform} … {/subform}
- Widgets non inclus comme Video ou Catalogue exclus du rendu
Widget
Placeholder
Affiché dans Word
Remarques
Text
{dataname}
Oui
Affiche le texte entré par l’utilisateur
Photo / Fichier
{%dataname}
Oui (images uniquement)
Seules les images du widget Fichier sont ajoutées
Sous-formulaire
Boucle #/
Oui, répétition des blocs
Chaque entrée crée une nouvelle ligne ou nouveau tableau
Video
–
Non
Pas d’URL ni d’intégration vidéo directe
Lookup / Search
{search.field}
Oui selon colonne
Placeholders spécifiques disponibles dans l’onglet E-mail
Sous-formulaires et boucles pour rapports répétitifs
Le sous-formulaire exige l’ouverture d’une boucle avec # et la fermeture avec / pour reproduire les entrées.
Ainsi, une table peut recevoir une ligne par saisie, ou chaque sous-formulaire peut produire une page dédiée.
« J’ai placé la boucle dans la cellule du tableau et chaque enregistrement s’est affiché comme une ligne distincte. »
Alice D.
Masquage conditionnel et règles d’affichage pour champs vides
Le masquage évite les espaces vides en entourant le champ par {#dataname} … {/} dans le modèle Word.
Configurer ces règles dans le Mode Avancé garantit que seules les données présentes apparaissent dans le rapport final.
Après avoir structuré le modèle, il faut configurer l’intégration et les paramètres d’e-mail pour l’envoi automatique.
Configurer l’intégration Word et les paramètres d’email
En suivant la structure du modèle, la seconde étape consiste à ajouter et paramétrer l’intégration Word via la plateforme.
Les champs Reply-to, From, Recipients et Filename acceptent des placeholders pour personnaliser l’envoi.
Paramètres d’envoi Word :
- Choix du format Output format : Word ou PDF selon besoin
- Utilisation de {dataname} pour nommer le fichier dynamiquement
- Définition des destinataires, CC et BCC via placeholders
- Option Send to user that submitted the form pour envoi automatique
Option
Comportement Word
Comportement PDF
Police
Respectée si Word
Remplacée par police MoreApp par défaut
Images
Envoyées à taille originale selon réglage
Inclues mais dimensions contraignantes en PDF
Taille e-mail
Possible dépassement si nombreuses images
Liens de téléchargement si trop volumineux
Compatibilité
Recommandé pour export final éditable
Recommandé pour diffusion fixe
Qualité d’image, volumétrie et délivrabilité des emails
La qualité d’image détermine la taille de l’e-mail et la probabilité de blocage par le serveur destinataire.
Selon MoreApp, choisir Moyen ou Faible réduit les images à 600 ou 200 pixels pour faciliter l’envoi.
« J’ai réduit la qualité à moyen pour garantir l’envoi des rapports volumineux par courrier. »
Marc L.
Nommage de fichier, domaine d’envoi et erreurs courantes
Le champ Filename accepte des placeholders, ce qui permet des noms cohérents pour l’archivage automatisé.
Personnaliser le domaine d’e-mail améliore la délivrabilité et réduit les rejets liés au SPF ou DKIM.
Après la configuration des envois et de la qualité, il reste à automatiser le téléchargement et l’intégration avec d’autres plateformes.
Télécharger, automatiser et intégrer les rapports avec d’autres outils
Une fois l’intégration validée, l’étape suivante consiste à planifier le téléchargement et la distribution automatisée des rapports.
L’intégration avec des suites analytiques ou DMS facilite l’exploitation des données collectées sur le terrain.
Automatisation et export :
- Téléchargement depuis l’onglet Enregistrements via la coche verte
- Export en Word pour édition ou en PDF pour diffusion figée
- Envoi automatique aux destinataires renseignés dans le formulaire
- Connexion possible aux outils analytiques et GED via API
Outil
Usage recommandé
Remarques
Microsoft
Partage Office et stockage OneDrive
Bonne intégration pour documents modifiables
Adobe
Flux PDF et signatures
Adapté aux distributions formelles
Google
Collaboration Drive et accessibilité
Pratique pour travail collaboratif
Tableau / Qlik / Tibco
Analyse des données collectées
Connexion utile pour rapports consolidés
Report One / Documate / SAS
Automatisation documentaire et reporting avancé
Complète les scénarios d’entreprise
Téléchargement manuel et accès aux rapports
Le téléchargement depuis l’onglet Enregistrements reste la méthode immédiate pour récupérer les fichiers générés.
Il suffit de cliquer sur la coche verte puis sur Télécharger le rapport pour obtenir le fichier Word ou PDF.
« Le bouton Télécharger m’a sauvé lors d’un audit interne, accès instantané aux rapports. »
Sophie B.
Automatisations avancées et connexions API
Pour les envois récurrents, il est recommandé d’exploiter des webhooks ou des API pour pousser les fichiers vers des systèmes tiers.
Selon Autoppt, convertir ensuite ces rapports en présentations facilite le partage en réunion et la synthèse visuelle.
« Solution robuste pour des rapports réguliers et automatiques, bien pensée pour les équipes terrain. »
J. M.
Automatiser le flux de collecte vers l’archivage et l’analyse permet d’accélérer la prise de décision opérationnelle.
Les intégrations avec Zoho, Tibco, Qlik ou SAS complètent le cycle, en transformant les données en tableaux de bord utiles.
